Este servicio pretende acortar los tiempos de espera en la admisión de productos registrados.
El usuario que quiera pregrabar los datos de sus envíos tiene que acceder a laweb de Correos>>Menú>>Herramientas>Formulario online de envíos de oficina>>Accede al formulario.
Tras pulsar el botón "Siguiente" se rellenan los datos del remitente y destinatario/os, en caso de haber elegido la opción de NO reutilización. Para los datos de destinatario/os existe opción de "Introducir datos-Importar desde fichero o Buscar destinatarios frecuentes"(máx. 100 destinatarios). Para los envíos de paquetería con modalidad de entrega en Oficina se debe incluir el teléfono del destinatario.
En esta pantalla da opción de Identificar el envío introduciendo el número de expediente o una referencia de cliente que ayude a identificarlo (máx. 15 caracteres).
Pulsando "Siguiente", tras aceptar las condiciones, traslada a nueva pantalla con resumen de los destinatarios que se pueden modificar o eliminar y opción de añadir más envíos o generar el código de admisión.
Con todos los envíos pregrabados y pulsado el botón para generar código se consulta como se quiere recibir el código de admisión Móvil-Email o Impreso.
Recibido el código hay que dirigirse a la Oficina de Correos más cercana presentando el código generado en la web de Correos y presentarlo en formato de dígitos o en código de barras.
Los envíos que se admitan por esta opción son de pago en oficina, no sirve para clientes de contrato (franqueo pagado o máquina).
En la pestaña de "Datos Pregrabados" se pueden admitir envíos postales y Burofax/fax, siempre que el cliente haya pregrabado los datos en la web de Correos, y aporte el código que se le envía por mail o SMS.
En el Menú de admisión, se selecciona "Datos pregrabados" y en el campo código de pregrabado se informa el código que aporta el cliente y que ha obtenido de la web de Correos.
Una vez introducido se tabula y se acepta o se pulsa sobre "Buscar" y aparecen los destinatarios que ha grabado el cliente, ordenados por Código postal.
Al seleccionar los destinos se habilitan los botones de "Envíos postales" y "Burofax". Se seleccionan los que se desean enviar, y se pulsa sobre "Envíos postales".
Al cliquear en "Envíos postales" el sistema lleva a la pantalla de envíos postales, se coloca un envío en la báscula y se captura el peso, el código postal el sistema lo captura del primer registro seleccionado, se cliquea en el botón de mercancías peligrosas según corresponda: "S o "N" y se activan los productos que pueden admitirse.
IRIS muestra el frontal de admisión del envío, en la pantalla de características del envío, en ella:
Una vez admitido el primer envío, el sistema presenta los datos del segundo, en la que se ha de repetir el proceso de la anterior.
Si en el primer envío se han seleccionado valores añadidos, el sistema los conserva para los siguientes, pero en cualquier momento antes de la admisión del siguiente, se pueden modificar. Hasta terminar la admisión de los envíos seleccionados, con cada uno se ha de repetir el mismo proceso.
Al pulsar "Aceptar" en el último destino de la selección, IRIS regresa al listado de datos pregrabados, donde ya no figuran los admitidos y se pueden seleccionar y seguir admitiendo más envíos hasta utilizar todos los destinos del listado o finalizar la admisión con los envíos que aporta el cliente, para salir de la pantalla y dar por terminada la admisión hay que cliquear en "Finalizar".
No es necesario terminar todos los envíos en una sola admisión, puede ocurrir que el cliente haya grabado más envíos de los que aporta en esta visita y quiera dejar el resto para próximas visitas, sabiendo que el código que generado tiene una caducidad de 15 días.
Cuando se quiere terminar la admisión, generar la relación de envíos admitidos y cobrar la caja se pulsa "Finalizar", y aparece una pantalla indicando si el cliente desea recibirlo por mail, con la posibilidad de marcar NO, o introducir un mail, tabular y marcar SI, de esta forma el formulario lo recibe el cliente en su mail y no se imprime en la oficina.
A continuación IRIS solicita la firma del cliente en la tableta. Se recoge la firma del cliente o se selecciona la opción deseada y se pulsa "Aceptar". Se genera un formulario agrupado con todos los envíos admitidos que se imprime por la impresora multifunción o se envía por mail.
En el formulario aparecerán los datos de todos los envíos, número, peso, valores añadidos, importe y dato nuevo el "Código" que se corresponde con el código que aporta el cliente.
Si el cliente al grabar sus envíos le ha incluido un número de referencia a cada uno de ellos o a alguno, también aparece en el formulario, en la celda de dirección en la última línea.
Cada vez que se selecciona una serie de envíos postales se ha de saber que han de ser de la misma clase, es decir, o cartas certificadas, cartas urgentes, Paq estándar, etc. Si el cliente aporta varias clases se van seleccionando del listado.
La admisión de envíos pregrabados no cambia de las admisiones de envíos unitarios, la aplicación se comporta como en una admisión unitaria pero con la ventaja de tener los datos de los envíos ya grabados. Es una opción muy ventajosa para clientes de pago en oficina que depositan envíos con relación que ellos preparan de forma manual.
Admisión de Burofax/Fax: cuando los envíos a admitir son Burofax se cliquea el botón "Burofax" y el resto de la admisión es como la de una admisión múltiple de Burofax, solo que con los datos ya grabados. Al terminar el último Burofax seleccionado, la aplicación regresa a la pantalla de códigos para pulsar en "Finalizar" y se generan los resguardos de admisión y condicionado.
Como final se cobra la caja. Es necesario recordar que esta operativa solo se puede utilizar con clientes de pago en oficina.
Una vez terminado todo el proceso de admisión, (hay que recordar que siempre se ha de pulsar "Finalizar" para que se desencadene el proceso de impresión del formulario o envío por mail).
En la parte de arriba dónde indica "Ver imágenes", si se cliquea devuelve otro mensaje, se cliquea de nuevo en él y se pulsa "Abrir" y aparece la imagen del formulario o formularios según se hayan admitido todos los envíos en una sola admisión o en varias, este es el formulario y puede imprimirse.